【 幹事さんのマニュアル 】

初めて幹事を任された方の為にご用意しました、お役に立ててください


ダイニングまんてんの店長

『宴会プランナー』の上西(うえにし)です。

 

難しくありませんから、ひとつづつ順番に進めていきましょう。

 

①約10日前・・・日にち決定とスタート時間~解散時間~2次会/出席者の確認

 

全員が参加出来れば良いのですが、どうしても参加出来ない人が出てきます。

例えば、Aさんの送別会ならAさんの都合が優先ですが、

忘年会なら多数決で日時を決めるのがベターです。

 

忘年会の出席者で、主賓となるような方が参加される場合は、

その方の嗜好に合わせてくださいね。

食べ物、飲み物、店の雰囲気、座席のタイプ(掘りこたつが楽か、

テーブルと椅子が良いか?)も聞いておいたほうが良いですね。

 

宴会時間は予め2時間と決めておいて一旦解散します。

2次会に行くなら前もって予約しておきましょう。

酔っ払った人がぞろぞろ入って来ると店側も困惑しますし、断られる場合もあります。

 

②約1週間前・・・店選びの前に参加者の意見を聞きましょう

食べ物とドリンク込みで、お一人様4000円~5000円が相場です。

 

この時に、『当日はおつりの無いようにお願いします』と伝えておくと集金が楽です。

 

職場の忘年会や新年会などの行事の際は、あまり安いプランを選ばないほうが賢明です。 

繁忙期は食材が値上がりしますから、いつもよりボリュームを少なくするお店もあります。

 

全員のわがままを聞いていたら何も決まりませんが、

アレルギーだから食べられないとか、苦手な食べ物は聞いておきましょう。

 

★お酒を飲めない人は何を飲みたいの?

ノンアルコールビール/ノンアルコールカクテル/紅茶やコーヒー/暖かいソフトドリンクなど、

飲みたいものを聞いてあげて下さい。

飲めない人は割り勘では損した気分ですから

飲めない人が多い場合は、お店に相談してみるといていですね。

 

★お酒を飲む人は何を飲むの?

最初はビールで3杯目からは焼酎の人

ずっとビールの人

ずっとチューハイの人

甘いカクテルしか飲めない人

レッドアイしか飲めない人、など聞いてあげて下さいね。

 

③約1週間前・・・お店選びのポイントです

宴会プランがあるお店なら、料理の内容やボリュームは値段相応です、ほぼ変わりはありません。

大切なのはその他の要素、プロの目からアドバイスしますと・・・

 

★ 時間制限はあるのか?

あまり長時間だと疲れてしまいますので

通常の飲み会は2時間くらいで解散するのがベストです。

送別会などで労いの挨拶するような場合は、

貸切にすると3時間あるのでゆっくり過ごして頂けます。

 

★ 飲み放題について・・・ドリンクの銘柄を確認しましょう

『サッポロ生ビ―ル』『淡麗生』など、ビールなのか発泡酒なのか?を確認すること。

焼酎なら『れんと』『よかいち』などの銘柄や商品名を確認しましょう。

キチンと答えられないワケのわからないお酒は、頭痛や悪酔いの原因になります。

アルコールを飲めない方の為のドリンクメニューがどれだけあるのか?も確認しましょう。

種類が少ない場合は、別に用意できるのかも聞いてみましょう、出来ないハズは無いですよ。

飲めない方が多いなら、飲み放題にしない方がお得です、よく見極めましょうね。

データによると約20分~30分で1杯、一人平均5杯です、計算すればどっちがお得か解り易いですね。

 

★店の大きさを確認しましょう

小さな店なら貸し切りに出来ますし、大きな店でも区切られているか?を確認しましょう。

30席の宴会OKです!という店でも、実際に見たほうが解りやすいです。

又、個室と謳っている店でも、仕切りがふすま1枚なんていう店もありますから確認してください。

貸し切り宴会は気兼ねなく楽しめる上に、バカ騒ぎなどしない限り店側もいろいろ協力してくれますから、

集合写真やスナップ写真を撮ったり、幹事さんを手伝ってくれます。

合い席のような宴会は気を遣いますしトラブルの原因にもなりかねません、注意しましょう。

 

★その他も結構重要です

当日の人数変更はどのくらいまで対応してくれるのか?キャンセル料はいるのか?

トイレの数・席の配置・集合しやすい場所か?苦手な食材を外した料理にしてもらえるのか?

出席者に聞いた要望を参考に、どれだけ対応してもらえるのか聞いてみるといいですよ。

すぐに予約を入れずに、何件か電話で聞いてみて、よく検討して納得してから予約を入れましょう。

 

★ 出来れば下見をしましょう

食べに行かなくても、席の配置などを見せてもらうだけでもいいと思います。

宴会の下見だと割引のサービスがあるお店もあります、探してみましょう。

 

日時の最終決定は上司にしてもらうとトラブルになりにくいです。

 

④約3日前~前日・・・近づいてきました、変更は無いですか? 

 予約をしてから、余程の変更が無い限りは電話の必要はありませんが、前日には確認の電話をしましょう。

参加者から質問があった時は、お店に電話して確認しましょう。

例えば、当店では私店長が必ず店に居ますが、チェーン店では店長不在の場合がありますから、その辺りをキチンと確認して、

当日必ず居る人と話をしましょう。

大きな店では、伝言ミスはよくある話です、担当者の名前を確認しましょう。

人数の再確認、当日の変更もあるかも知れない場合は、それも伝えておきましょう。

前もって伝えておけば、当日人数が減ってもキャンセル料は頂きません(当店の場合ですが)

何も連絡が無くて、当日3人減りました・・・こんな場合、店側はキャンセル料を言い出します。

気持ちよく幹事を務めるなら、マメに電話がコツですよ。

 

⑤当日・・・1時間前に出席人数を確認して、もう一度人数と時間を電話しましょう。

急な欠席者が出ても、早めに連絡することで良心的に対応してくれる店もあります。

必ず1時間前には電話を入れて、

『今から向かいます、宜しくお願いします』

と言われて、悪い気がする人はいないです。

立場は、お客さんと店側ですが、

結局は人と人ですから、謙虚な姿勢で接するのが、結果的にこちらの満足に繋がると思ってください。

人数変更などがあれば、このタイミングで伝えておきましょう。

 

到着が遅れる場合でも、前もって電話しておけば、冷めた料理を出される心配も無くなるでしょう。

参加者の名簿を作って、早めにお店に行きましょう。

お酒を飲んでからの集金はややこしくなります、

始める前に集金は済ませておきましょう。

集めたお金は宴会が終わるまで持っているのも心配ですから、

支払いは先に済ませておきましょう。

 

⑥無事に宴会が終わりましたo(^-^)o 

金額は合っていますか?

領収書はもらっていますか? 

忘れ物は無いですか? 

面倒なことをするのは誰でも嫌ですが、きっとご自身の人間力がアップしましたよ。

 

宴会に参加された方からは、きっと感謝されているはずです。

無償で動いてくれている幹事さんに感謝しない人は居ないと思います。

 

本当にご苦労様でしたm(_ _ )m